Allgemeine Tätigkeiten:
- Übernahme der für die Abwicklung der Verwaltung erforderlichen Unterlagen vom Auftraggeber oder der Vorverwaltung
- Organisation, Anlage und laufende Führung der Akten
- Abwicklung des mit der ordnungsgemäßen Verwaltung der Liegenschaft im Zusammenhang stehenden Schriftverkehrs mit Mietern und Behörden
- Beratung bei Mietverträgen aller Art und Vorbereitung derselben bis zur Unterschriftsreife
- Ausfertigung von Mietverträgen nach Rücksprache mit dem Auftraggeber
- Abwicklung von einvernehmlichen Vertragsauflösungen oder einvernehmlichen Beendigungen von Mietverträgen nach Rücksprache mit dem Auftraggeber
- Übergabe und Übernahme von Bestandsobjekten im Einvernehmen mit dem Auftraggeber
- Information des Auftraggebers über alle wichtigen und/oder ungewöhnlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verwaltung der Liegenschaft
- Vorbereitung von Neuvermietungen
- Änderung bestehender Mietverträge in Abstimmung mit dem Auftraggeber
- Beratung bei der Vorbereitung von Kündigungen
- Überprüfung von Mieterhöhungsmöglichkeiten und gegebenenfalls Stellung von Mieterhöhungsbegehren
- Überprüfung von und Beratung bei Ertragssteigerungen für die Liegenschaft
- Abwicklung von Rechtsstreitigkeiten
Kaufmännische Tätigkeiten:
- Erstellen der monatlichen Mietzinsvorschreibung
- Mietzinsinkasso
- Mahnwesen
- Verwaltung und Sicherstellung vereinbarter Mietsicherheiten (Kautionen)
- Evidenzhaltung von Wertsicherungsvereinbarungen und Vornahme der Mietzinsanpassungen
- Kontrolle der Betriebskosten samt allfälliger Anpassung
- Überwachung des bestehenden Versicherungsschutzes für die Liegenschaft
- Abwicklung von Versicherungsschäden
- Abwicklung des gesamten die Liegenschaft betreffenden Zahlungsverkehrs
- Erstellung der Jahresabrechnungen für Betriebs- und sonstige Bewirtschaftungskosten (Lift, Heizung etc.)
- Jährliche Erstellung der Hauseigentümerabrechnung
- Führung des Anderkontos für die Liegenschaft
- Vorbereitung der Nachweisliste für die Umsatzsteuererklärung
- Beauftragung von Mietzins- und Räumungsklagen samt Exekutionen in Absprache mit dem Auftraggeber
- Abschluss und Kündigung von Hausbetreuerverträgen sowie von Verträgen mit sonstigen Hilfskräften (z.B. für Straßen- und Gehsteigreinigung, Hausbetreuung etc.)
- Überwachung und Kontrolle der Tätigkeit der vorgenannten Personen im Bezug auf die verwaltete Liegenschaft
Technische Verwaltung:
- Evidenzhaltung der für die Betriebsführung erforderlichen Unterlagen (Bescheide, Pläne, Betriebs- und Wartungsvorschriften)
- Abschluss von Wartungs- und Betreuungsverträgen nach Rücksprache mit dem Auftraggeber
- Prüfung der Rechnungen und gegebenenfalls deren Beanstandung
- Überprüfung und gegebenenfalls Neuabschluss von Betreuungs-, Wartungs- und Serviceverträgen
- Vergabe von Reparaturarbeiten und allenfalls Einholung von Kostenvoranschlägen im Rahmen der laufenden Erhaltung (Kleinreparaturen)
- Regelmäßige Sichtkontrolle des Gebäudezustandes
- Einholung von Kostenvoranschlägen sowie in Absprache mit dem Eigentümer die Vergabe der für die Instandhaltung, Instandsetzung und Reparaturen erforderlichen Arbeiten, soweit sie über die laufende Erhaltung (kleine Reparaturen) hinausgehen